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E' un modulo che consente l'archiviazione automatica dei documenti prodotti dal gestionale, permette di stabilire delle procedure standard per la gestione delle attività aziendali (work flow), monitorando il loro corretto svolgimento quotidiano.
Oltre ad offrire le medesime funzionalità della procedura Docuvision standard, Docuvision Work Flow è uno strumento indispensabile per le imprese (in particolare quelle con certificazione ISO) che vogliono stabilire delle procedure standard per la gestione delle attività aziendali (work flow).
E' sviluppato da Passepartout, quindi completamente integrato con i gestionali della linea Mexal, offre la possibilità di essere utilizzato anche da postazioni remote.I documenti prodotti dal gestionale possono essere assegnati ad una Pratica (in originale o in copia), alla quale si possono associare diverse tipologie di file, quali documenti Office, pagine html, immagini, testi notepad, ecc.
Una volta stabilite le procedure che l'azienda vuole adottare, è necessario definirle come Iter, impostando:
- l'elenco degli stati che la Pratica deve assumere
- le transazioni che portano la Pratica da uno stato all'altro con le eventuali azioni associate
- le pre-condizioni che la Pratica deve soddisfare per cambiare di stato
- il nome dell'utente o gruppo di utenti che hanno in carico la Pratica in un determinato stato
- eventuali campi aggiuntivi previsti per la Pratica
Se è necessario apportare delle modifiche ad un Iter, è obbligatorio crearne una revisione, così da mantenere tutta la storia delle procedure gestite in azienda (con le eventuali variazioni e correzioni apportate) requisito fondamentale per la gestione delle direttive ISO.
Per gestire gli eventi è stato progettato uno schedulatore che, sulla base delle informazioni definite nell'Iter, consente al Responsabile del Sistema Informativo Aziendale di disegnare le transazioni richieste per le singole Pratiche.
Disponendo da sempre di strumenti software integrati con il gestionale, fra cui un potente generatore di eventi (Sprix & Collage), le modalità di “evoluzione” della Pratica possono essere cadenzate automaticamente oppure manualmente.
All'interno della Pratica viene memorizzato anche il riferimento al documento del gestionale, in questo modo dalla Pratica si può risalire immediatamente al documento che ha originato la registrazione.
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